Tool Bericht: Dokumenten Online-Prüfung mit data2check

Gregor Bock
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Gregor Bock ist klassischer Technischer Redakteur und als Berater und Projektleiter fürden IT-Dienstleister Editorship tätig, den er selbst gründetete. Seit 1998 arbeitet er freiberuflich im Bereich Informationssysteme/CMS, beschäftigt sich mit DITA, aktuellen XML-Technologien wie XProc und Ontologien in der Technischen Dokumentation.

Nebenbei ist er Dozent für Internettechnologien an der HTWG Konstanz. Das Motto seiner Firma lautet: "Simplify your IT, weniger ist Meer."
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Arbeiten auch Sie als Technischer Redakteur mit Word und InDesign? Und sind auch Sie schon mal daran verzweifelt, Ihre Word- und InDesign-Dokumente auf die richtige Benutzung Ihrer Formatvorlagen zu prüfen? Wie hilfreich ist die Online-Dokumentenprüfung von data2check? Gregor Bock hat es für Sie getestet.

Wie geht man am besten vor, wenn man z.B. ein Word-Dokument online prüfen möchte?

Nach erfolgreicher Registrierung erstelle ich zuerst ein Word-Dokument, in dem alle meine gültigen Formatvorlagen mindestens einmal benutzt wurden. Dieses Word Template-Dokument möchte ich nun bei data2check hochladen. Oben in der schwarzen Toolbar mit weißer Schrift finde ich den Menüpunkt Konfiguration und klicke auf Datei auswählen sowie Vorlage-Datei hochladen und der Upload startet. Im nächsten Schritt kann ich meine Prüfung konfigurieren. Zuerst richte ich Regeln für die Abfolge der Formatvorlagen im Dokument ein.

Prüfkonfiguration: Regeln für den Dokumentaufbau

Im Reiter Komponenten gebe ich an, wie mit Bildern, Kommentaren, der Änderungsnachverfolgung, Textboxen, Formen, Diagrammen und anderen Objekten umgegangen werden soll.

Prüfkonfiguration: Umgang mit Bildern und anderen Komponenten im Word-Dokument

Ganz praktisch ist: man kann auch Such- und Ersetz-Regeln mitgeben, die während der Prüfung ausgeführt werden sollen; sogar Regular Expressions sind möglich. Ich gehe im Reiter Suche-/Ersetze-Regeln auf Neue Regel hinzufügen und trage einen Such- und den zugehörigen Ersetzungs-String ein. Mit Klick auf Konfiguration speichern speichere ich die Prüfung ab.

Wie geht’s jetzt weiter? Ich klicke in der Toolbar auf den nächsten Eintrag Dokumente und siehe da: hier kann ich mein Prüfdokument hochladen, und bei Prüfkonfiguration finde ich in einem Pull-down-Menü auch meine Prüfung wieder. Das heißt also, ich kann mein Prüfdokument mit unterschiedlichen individuell konfigurierten Prüfungen aufrufen, sehr schön! Dann ein Klick auf den Button Datei hochladen und Prüfung starten und warten, was passiert. Beim Warten sehe ich auch noch den Hinweis oben auf der Seite, dass man neben Word- und InDesign-Dateien auch EPUBs auf Korrektheit prüfen kann.

Sehr komfortabel ist, was ich zurückbekomme: nämlich mein Word-Dokument mit Prüfkommentaren versehen und den ausgeführten Ersetzungen, dazu einen übersichtlichen HTML-Fehlerreport mit wortgenauer Preview des Fehlers im Text sowie einen Fehlerreport in XML.

Geprüftes Word-Dokument mit Kommentaren

Geprüftes Word-Dokument mit Kommentaren

Als besonderes Schmankerl gibt es auch eine XML-Version meines Dokuments als Output, für das ich in der Konfiguration schon meine eigenen Elementnamen angeben konnte. Ergo, data2check ist nicht nur ein Prüftool, sondern ich kann auch einfache Konvertierungen von Word nach XML selbst vornehmen. Den InDesign-Workflow habe ich nicht extra getestet, aber wenn die Word-Prüfung schon so gut funktioniert hat, gehe ich davon aus, dass es bei InDesign genauso gut klappt.


Fazit: Ein mächtiges und komfortables Tool. Bis jetzt habe ich nichts Vergleichbares im Internet gefunden.
Also: Daumen hoch!

[Gesamt:2    Durchschnitt: 2.5/5]

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