Automatisiert zum Erfolg? Über effiziente Übersetzungen in der Technischen Dokumentation

Feststehende Fachtermini, strikte Gesetzgebung und immer kürzere Time-to-Market-Zyklen: Die Übersetzung von Technischen Dokumentationen stellt Redakteure vor wachsende Herausforderungen. Auch die Bedeutung der Mehrsprachigkeit aufgrund der Globalisierung nimmt für fast alle Geschäftsbereiche zu. Eine Unterstützung sind softwaregestützte Übersetzungsprozesse: die Dokumentationen werden so schneller erstellt und potenzielle Fehlerquellen ausgemerzt.

Ein Gastbeitrag von Stefan Freisler

Warum effiziente Übersetzungen heute wichtig sind

Das richtige Handwerk für wachsende Herausforderungen in der Technischen Doku sind kompatible Tools und effiziente Prozesse.

Wir leben in einer globalisierten Welt, in der Geschäftsbeziehungen über Länder- und Sprachgrenzen hinaus zum Alltag gehören. Exakte und schnelle Übersetzungen stellen dabei die reibungslose Kommunikation sicher. Das belegen auch die Zahlen: Laut einer Common Sense Advisory Studie steigt der Markt der Übersetzungsdienstleistungen von 2013 bis 2016 jährlich mit einer Rate von 6,46 Prozent.

Zugleich werden die Produktlebenszyklen kürzer. Neue Produkte müssen schneller auf den Markt geworfen werden – gleichwohl müssen die dazugehörigen Betriebsanleitungen überarbeitet oder komplett neu erstellt werden. Der Zeitdruck gilt natürlich auch für den Übersetzungsprozess in die Landessprachen der Zielmärkte. Dadurch ist die schnelle und effiziente Übersetzung von Technischen Dokumentationen zu einem zentralen Faktor geworden.

 

Geschlossene Workflows sind gut, doch nicht immer Realität

Es ist noch immer weitverbreite Praxis, Übersetzungen zur Prüfung an eigene Mitarbeiter oder Partner wie beispielsweise Auslandsniederlassungen zu schicken. Der Grund: Die genannten Akteure sind meist nicht nur Muttersprachler der jeweiligen Zielsprache. Sie verfügen auch über das benötigte technische Hintergrundwissen sowie Spezialvokabular, um die Dokumente auf sprachliche oder fachliche Fehler zu prüfen. Allerdings senden Auslandsniederlassungen ihre Korrekturen meist nicht an den Übersetzungsdienstleister des Unternehmens.

Mögliche Konsequenzen

Beschrieben wird hier ein nicht in sich geschlossener Workflow. Der Grund: die Übersetzungen werden nicht direkt in das Translation Memory System (TMS) eingepflegt und weitere Änderungen müssen manuell in das TMS und in die übersetzten Module übertragen werden. Weiter werden die Überarbeitungen in das Content Management System geladen und die fehlerhaften Stellen der Vorgängerversion überschrieben. Ohne standardisierte Workflows kann es hier aber zu Fehlern kommen.

 

Weitere offene Fragen, die bei der Übersetzung von Technischen Dokumentationen geklärt werden müssen:

  • Wie gelangen die relevanten Texte zum Übersetzer?
  • Auf welchem Weg kommen die übersetzten Inhalte zurück und in welcher Qualität?
  • Welche Formate eignen sich für professionelle Übersetzungen?
  • Wie lassen sich beim Im- und Export Copy-and-Paste-Fehler vermeiden?
  • Welche Metainformationen, ALT-Tags, Linktexte und Speaking-URLs müssen beachtet werden?
  • Welche Keyword-Gruppe und Terminologie ist zu berücksichtigen?
  • Besteht eine zielsprachliche Terminologie, die eventuell nicht mit der des Kunden übereinstimmt?
  • Wie lassen sich Abbildungen, die das Verständnis erleichtern, integrieren?

 

Die Vorteile automatisierter Übersetzungen

TMS und CMS sind hilfreiche Tools, vorallem dann, wenn die Prozesse klar definiert sind!

TMS und CMS sind hilfreiche Tools, vorallem dann, wenn die Prozesse klar definiert sind!

Automatisierte Übersetzungen ermöglichen flexible und frei konfigurierbare Workflows. Sie sind als Grundlage zu verstehen, um den Übersetzungsprozess nahtlos in viele flankierende Unternehmensabläufe zu integrieren, wodurch sich ein enormes Einsparpotenzial ergibt. Durch den gesunkenen Zeitaufwand haben Technische Redakteure mehr Kapazitäten für ihre Kernaufgaben.

Doch die Wahl des Übersetzungsprogramms sollte gut überlegt sein. Grundsätzlich sollte eine Lösung bestimmte Merkmale besitzen und ein Bündel elementarer Funktionen erfüllen. Dazu gehören:

 

  • eine Modularisierung der zu übersetzenden Dokumente,
  • Translation-Memory-Datenbanken,
  • eine browserbasierte Übersetzung und Bearbeitung von Texten, unabhängig vom Dateiformat der Quelldokumente,
  • eine Terminologiedatenbank,
  • eine integrierte Änderungsverfolgung,
  • eine für alle relevanten Zielsprachen verfügbare Rechtschreibprüfung.

 


Ein Plädoyer für automatisierte Übersetzungsprozesse

Die (wirtschaftliche) Welt wird immer globaler. Standort- und länderübergreifende Kooperationen sowie Handelsbeziehungen gehören längst zum Alltag. Für die Technische Dokumentation bedeutet dies, dass die Dokumente in immer mehr Sprachen vorliegen müssen – und das unter wachsendem Zeitdruck. Um dieser Entwicklung Herr zu werden, sind automatisierte Übersetzungsprozesse eine geeignete Lösung. Sie verschlanken Workflows für eine schnelle und günstige Übersetzung. Gleichzeitig steigern automatisierte Prozesse die Qualität der Dokumente, da die zahlreichen Fehlerquellen händischer Übersetzungsprozesse ausgemerzt werden.

Dennoch ist längst nicht jedes der auf dem Markt verfügbaren Übersetzungsprogramme für jedes User-Bedürfniss geeignet. Das liegt häufig am genutzten Redaktionssystem, denn: Nicht immer sind alle Redaktionssysteme mit jeder Software für automatisierte Übersetzungsprozesse kompatibel. Eine Lösung für dieses Problem stellen standardisierte Schnittstellen dar. Sei leisten einen Beitrag, damit Technische Redakteure weiterhin ein beliebiges Redaktionssystem beziehungsweise Übersetzungsprogramm wählen können, ohne fürchten zu müssen, dass diese nicht kompatibel sind.


 

Standardisierte Schnittstellen in der Praxis

Um eine nahtlose Anbindung zu gewährleisten, hat der DERCOM, der Verband deutscher Redaktions- und Content Management System Hersteller, mit dem Common Translation Interface (COTI) eine Standardschnittstelle für den Austausch zwischen Redaktionssystem und Übersetzungssoftware entwickelt. Der Vorteil von COTI: Obwohl es sich um eine Standardschnittstelle handelt, kann der Anwender je nach Wunsch ein Übersetzungsprogramm seiner Wahl nutzen, ohne Inkompatibilität mit seinem Redaktionssystem zu fürchten. Damit gelingt der Brückenschlag zwischen Standardisierung auf der einen und Flexibilität auf der anderen Seite.

 

stefan freislerÜber den Autor

Herr Freisler ist Vorsitzender des Verbands Deutscher Redaktions- und Content Management System Hersteller (DERCOM). Gemeinsam entwickelten sie mit dem Common Translation Interface (COTI) eine Schnittstelle, die Daten zwischen Redaktions- und Übersetzungssystemen automatisch und herstellerunabhängig austauschen kann.

@Stefan Freisler

 

 

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