How to Create and Deliver Intelligent Information

Der schnelle Weg vom PDF zum CDP

In nur wenigen Monaten ein Content-Delivery-Portal entwickeln und dabei ein semantisches Wissensnetz aufbauen mit Metadaten nach dem iiRDS-Standard – geht das? Am Beispiel des neuen Produktinformationsportals der Bosch Rexroth AG berichten wir, wie wir das geschafft haben.

Motivation

Man sucht ewig rum, um die richtigen Infos zu finden

Da gibt es ein Dokument von 600 Seiten und auf Seite 317 findest du die Info

Ich möchte ein Amazon-Feeling

So oder so ähnlich lauteten die Antworten der Anwender, die wir im Vorfeld unseres Projektes zur vorliegenden Produktinformation befragt haben. Für uns war damit klar, dass wir weg von den alt hergebrachten PDF-Dokumenten hin zu einer neuen Informationsstruktur finden müssen, damit die Anwender die gewünschte Information einfacher und schneller finden.

Mit einem Content-Delivery-Portal (CDP) sollte dieses Ziel erreicht werden – mit einer Topic-basierten Struktur und Informationen im HTML-Format, mit Suchmöglichkeiten und Filterfunktionen, um Suchergebnisse eingrenzen zu können. Die Informationseinheiten sollen semantisch untereinander vernetzt sein, damit man mit wenigen Mausklicks auf verwandte Themen über mehrere Quellen hinweg zugreifen kann. Der Standard iiRDS sollte unser Kompass sein, um die passenden Metadaten dafür festzulegen.

Pilotportal

Zu Beginn des Projekts haben wir ein Pilotportal entwickelt, um festzustellen, wie ein CDP mit den Rexroth-Produktinformationen funktionieren kann. Hierfür haben wir vorhandene Dokumente verwendet und einzelne Abschnitte darin mit iiRDS-Metadaten ausgezeichnet – gerade so viele, um beispielhafte Anwendungsfälle im Pilotportal testen zu können. Jedes Metadatum entspricht einem Facettenfilter im CDP. Damit lassen sich die Suchergebnisse eingrenzen.

Das Ergebnis war verblüffend. Die Information zu unseren Anwendungsfällen war mit der Eingabe eines Suchbegriffs und der Eingrenzung durch ein bis zwei Filter nun sehr leicht zu finden. Bereits mit diesem schnell gebauten System wurden die grundlegenden Erwartungen erfüllt. Das „Amazon-Feeling“ konnte so erzielt werden. Und das Pilotportal brachte noch weitere Vorteile:

  • Die Abläufe und Abhängigkeiten der Content-Entwicklung und -Präsentation wurden transparent.
  • Aus den Testfällen konnten wir funktionale Anforderungen für die weitere Entwicklung ableiten.
  • Wir konnten sehen, dass der Standard iiRDS für unsere Anwendungsfälle gut funktioniert.
  • Die Geschäftsleitung war beeindruckt, dass man Informationen so gut finden konnte und gab grünes Licht für die Entwicklung des Produktinformationsportals.

Funktionen und Inhalte aufs Wesentliche eingrenzen

Nach dem erfolgreichen Pilotprojekt wurde das Portal nun verwirklicht. In nur acht Monaten sollte eine neue Produktreihe mit Beschreibungen und Anleitungen im neuen Produktinformationsportal der Öffentlichkeit vorgestellt werden.

Um dieses Ziel in diesem engen Zeitrahmen zu erreichen, haben wir uns zunächst darauf konzentriert, nur wesentliche Funktionen und Inhalte zu entwickeln. So haben wir beispielsweise auf die Funktion zur Erstellung personalisierter Inhalte und die Anbindung zusätzlicher Systeme wie ERP oder PIM verzichtet. Inhalte haben wir auf einige wenige Dokumente und auf die deutsche Sprachversion eingeschränkt. Dadurch hatten wir nach wenigen Monaten ein funktionsfähiges Portal und konnten diese erste Version als Proof-of-Concept nutzen. Erst später haben wir dann weitere Funktionen und Inhalte hinzugefügt und so das Portal schrittweise ausgebaut.

Modellierung der Metadaten

Der wichtigste Teil der Arbeit lag in der Entwicklung des Metadatenmodells auf Basis von iiRDS. Der Standard bietet eine gute Grundlage für die Modellierung der informationsbezogenen Auszeichnungen; die relevanten Metadaten konnten wir ohne großen Aufwand festlegen. Bei den produktbezogenen Metadaten ist das anders. Hier stellt iiRDS lediglich einige Knoten zur Verfügung, an die die Produktmetadaten angeknüpft werden müssen. Produkte und Produktvarianten, einzelne Produktkomponenten, deren Funktionen und Eigenschaften – das waren die Daten, die wir festlegen mussten, damit der Anwender später im Portal nach diesen Kriterien filtern kann und gezielt die passende Information aus dem großen Produktportfolio erhält. Da Intelligente Information von den Metadaten lebt, hat es sich gelohnt, Zeit und Mühe in die Modellierung dieser produktbezogenen Metadaten zu investieren.

Metadaten verwalten und anwenden

Metadaten und Beziehungen sind in einem Semantischen Graphdatenbanksystem hinterlegt. Ein Metadatenspezialist ändert und erweitert die Daten und Beziehungen, z. B., wenn neue Produkte hinzukommen. Redakteure können über Dialogfenster des CCMS auf die Metadaten zugreifen, um Module zu verschlagworten. Hier konnten wir zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen: Die iiRDS-Metadaten werden sowohl zur Facettenfilterung im Portal verwendet als auch für die Qualifizierung von XML-Modulen im CCMS, um Inhalte für Publikationen automatisiert zusammenzustellen.

Das neue Produktinformationsportal

Das Portal wurde rechtzeitig zur neuen Produktreihe fertiggestellt. Anschließend haben wir Optimierungen vorgenommen und das System ein halbes Jahr später im Sommer 2020 mit allen Informationen zur neuen Produktreihe live geschaltet. In der jetzigen Phase setzen wir die Entwicklung von Funktionen um, die wir anfangs aus Zeitgründen zurückgestellt hatten, z.B.

  • Topics über Dokumentgrenzen hinweg semantisch miteinander vernetzen: Der Anwender bekommt zum aktuell angezeigten Topic verwandte Themen vorgeschlagen, selbst wenn diese Themen nicht im selben Dokument enthalten sind.
  • Ausbau des Portals zum kontextsensitiven Hilfesystem: In Software-Produkten wird mit der Taste <F1> das passende Thema angezeigt.
  • Integration in eine mobile Service-App: Die Service-App auf dem Smartphone oder Tablet kommuniziert direkt mit der Maschine/Anlage. Im Fehlerfall zeigt die Service-App die Anleitung zur Fehlerbeseitigung passend zur verbauten Komponente.

Wir empfehlen

Die Autoren

Thomas Katzenmeier

ist Inhaber des Ingenieurbüro Katzenmeier und seit 1991 in der Software-Entwicklung, Technischen Redaktion und Schulung in der Automatisierungstechnik tätig. Er konzipiert und erstellt technische Dokumentationen, berät und unterstützt bei Projekten rund um das Thema Informationsmanagement.

Berthold Strucken

ist als Senior Manager zuständig für die Prozesse und die strategische Entwicklung der Technischen Dokumentation im Unternehmensbereich „Automation and Electrification Solutions“ der Bosch Rexroth AG. Er bringt langjährige Erfahrung in den Bereichen Technische Dokumentation und Übersetzung mit.

Letzte Artikel von Thomas Katzenmeier (Alle anzeigen)

Like it? Share it! Spread the Word...

2 comments on “Der schnelle Weg vom PDF zum CDP”

  1. Sefa Pusmaz Antworten

    Hi, danke für den informativen Artikel. Gibt Motivation den nächsten Schritt zu gehen, mit wenig Aufwand. Sonst hat man immer Angst, weil viel Arbeit vor einem liegt. So hat man zumindest eine Idee und eine Roadmap, um das Thema umsetzen zu können.

  2. Pingback: “Der schnelle Weg vom PDF zum CDP” im iiBlog – Thomas Katzenmeier Technische Kommunikation

Sag uns jetzt deine Meinung per Kommentar!