Dein Meistertitel für dein IT-Integrationsprojekt – Warum du geschafft hast, wo Hunderte scheitern
Kleiner Test: Die IT-Dokumentation, die du in Unternehmen vorfindest, ist aktuell und zuverlässig, oder? Die Qualität ist hoch und benötigte Informationen stehen sofort zur Verfügung? Entscheidungen in strategischen Fragestellungen sind gar kein Problem, dank Intelligenter Information, soso. Das gilt auch beispielsweise bei Entscheidungen zu Cloud-Transformationen oder bei der Integration / Separierung von IT-Organisationen. Stimmt’s?
Nicht realistisch?
Und wenn doch? Was, wenn Intelligente Information in der IT doch funktioniert?
Lass uns mal ein Gedankenexperiment machen: Stell dir beispielsweise vor, dein Unternehmen kauft ein anderes und du bist für die Integration der IT verantwortlich. Über die neue IT hast du keinerlei Informationen. Wie startest du dein Projekt / Programm, um Intelligente Information schnell über die noch unbekannte IT-Landschaft bereitzustellen? Wie schaffst du schnell eine dauerhaft tragfähige Integration?
Zugegeben, der Ansatz klassischer Dokumentenmanagement- oder ECM-Projekte funktioniert nicht. Das hast du bestimmt schon selbst erkannt – sie sind zu langatmig und schwerfällig, die Aufwände viel zu hoch und die Ergebnisse reichen bei Weitem nicht aus.
Ganz klar – ein neuer Ansatz muss her
Du erkennst: Information Management muss modular aus kleineren agilen Projekten aufgebaut sein. Ja, und innovative Methoden und zeitgemäße technologische Ansätze sind gefragt, beispielsweise Text Analytics, Audio- und Video-Integration, intelligente Suchfunktion, Chatbots, …
Stimmt. Und: Information Management in der IT muss sich nach kurzer Zeit rechnen, innerhalb weniger Wochen – und strategisch sollte es sein.
Innovative Ansätze im IT Information Management
Okay, „Dokumentation“ klingt nicht gerade innovativ. Ist sie auch nicht, daher hebst du das Ganze auf ein völlig neues Level. Hier spricht man nicht mehr von Dokumentation, sondern von Intelligenter Information. Vollkommen neue und innovative Ansätze bei Methoden und den genutzten Technologien sind der Weg. IT Information Management muss einfach gehen – nicht nur in der Nutzung, sondern vor allem im Erstellen und Bearbeiten von Informationen, sowie in der Wartung.
Neue technologische Ansätze schaffen neue Perspektiven
Zu den technologischen Komponenten zählt ein Portal mit Web- / mobilem Zugang, die Nutzung von Text Analytics und intelligenten Suchfunktionen, Gamification und Interaktion, Text-to-Speech sowie Speech-to-Text, Chatbots, Video und Audio.
Die Branche erkennt so langsam: Besonders wichtig ist die Trennung zwischen dem eigentlichen Content Management (Text, Audio, Video, strukturierte Daten …) und der Content-Aufbereitung und -Darstellung, dem Content Delivery.
Projektansatz und Projektorganisation
Think big, start small! Typisch für Projekte sind auch hier Quick Wins und Management Buy-In gefragt. In Informationsmanagementprojekten gibt es immer mindestens einen Stakeholder, definierte Ziele, und mindestens einen Information Manager (bei kleineren Projekten auch in Teilzeit), der das Projekt / Programm steuert. Deine Information Managers müssen das Management und große Teile der IT-Mitarbeiter punktuell einbeziehen. Daher richtet sich das Projekt-Reporting nicht ausschließlich ans Management. Erfolgs-Dashboards motivieren und Elemente aus der Spieleindustrie tragen ebenfalls zur breiten Unterstützung bei. Bunt, unterhaltsam, motivierend. In jedem von uns steckt ein innerer Spieltrieb.
Phasen
Information Management ist kein klassisches Projekt mit Projektstart, Projektphasen und einem definierten Ende. IT Information Management ist ein Programm vergleichbar mit CSI (Continual Service Improvement).
Planning
In kleineren Projekten solltest du zwei Wochen für die erste Phase planen. In umfangreichen Programmen können es bis zu zwölf Wochen werden. Wenn zwingend nötig, führe die traditionelle Dokumentation für den Moment fort – doch beginne möglichst keine neuen Bereiche mehr. Identifiziere die wesentlichen Stakeholder und stimme deren Ziele aufeinander ab. Definiert das Reporting und den kontinuierliche Stakeholder-Management-Prozess. Typisch Projekt eben.
Setup
Die Projektorganisation wird festgelegt und Methoden werden definiert. Der / die Information Manager(s) übernehmen die Steuerung der Prozesse und die Koordination der Beteiligten. Das spart Stress. Sie legen außerdem den Umfang fest – und erste Bereiche werden identifiziert, in denen traditionelle Dokumentation durch IT Information Management ersetzt wird.
Damit das passieren kann, wird parallel ein Technologiekonzept erarbeitet. Nicht übertreiben – Think big, start small. Berücksichtige einen umfangreichen Ausbau, stelle aber gleichzeitig Optionen bereit, um sofort produktiv zu werden und Nutzen zu generieren. Letztendlich geht es in deinem Projekt um Informationen, und nicht darum einen möglichst komplizierten Zoo von Technologien aufzubauen.
Beginne mit dem vereinbarten Team- und Stakeholder-Management. Alle regelmäßig zu informieren, Gamification und aktives Einholen von Feedback durch deine Information Managers sind entscheidend für den Erfolg.
Implementierung
So, es geht voran. Vorgehensmodell und Methoden sind definiert, die (grobe) Struktur für Information steht fest und das IT Information Management ist vollständig in die Organisation und die Abläufe integriert. Der gesamte Prozess von der Evaluierung von Vorhandenem, der Informationserstellung und der Governance bis hin zur Publizierung wird von deinen Information Managers gesteuert. Klingt nach einer verdienten Kaffeepause.
Jetzt wird die detaillierte Struktur festgelegt. Legt einzubeziehende Informationsquellen fest. Bestimme mit deinen Information Managers die Autoren. Beginne mit der Implementierung der technologischen Lösung. Parallel werden Metadaten und Templates für den Inhalt definiert.
Governance: Ongoing Information Management
Die letzte Phase ist weniger eine Projektphase als mehr fortlaufendes IT Information Management. Neue Inhalte werden erstellt und publiziert, Bestehendes wird aktuell gehalten. Technologische Weiterentwicklungen fließen in die Implementierung ein und vorhandene Technologie wird kontinuierlich den Anforderungen angepasst. Wie im CSI unterliegt auch das IT Information Management einem stetigen Review- und Verbesserungsprozess. Ein wichtiger Grundstein sind Projekt-Reporting und Dashboards sowie eine intensive Kommunikation zwischen Informationsnutzern und Informationsbereitstellern. Trigger unterstützen deine Information Managers dabei, Information effizient zu aktualisieren. Trigger können neue Stakeholder, Veränderungen in Stakeholder-Zielen, Anpassungen in Verträgen mit Lieferanten, organisatorische Umstellungen oder die Implementierung von IT Changes sein. Weitere wichtige Instrumente sind Klickraten oder Bewertungen sowie Nutzerkommentare.
Summary
Ein Blick auf die letzten Wochen: Wie steht es mit deinem eingangs beschriebenen Integrationsprojekt? Glückwunsch, dir ist die Integration der IT gelungen. Du warst schnell und hast exzellente Entscheidungen auf der Basis Intelligenter Information getroffen. Zudem hast du das Projekt auch dazu genutzt, verstaubtes IT-Dokumentenmanagement durch innovatives IT Information Management abzulösen. Deine IT arbeitet nun agiler, die neuen und innovativen Ansätze schaffen Begeisterung in den Teams und immer mehr Bereiche der IT optimieren sich an deinem Beispiel.
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